Przepis na lepszą rekrutację w sklepach

Zachęcam Was do lektury wywiadu z Katarzyną Dziadkowską – rekruterem, HR Business Partnerem, który wspiera właścicieli małych i średnich firm w rekrutacji i rozwoju personelu. Klientami Kasi są najczęściej organizacje, które nie posiadają własnych działów HR, ale chcą rekrutować lepiej i budować swój wizerunek na rynku pracy oraz wśród swoich pracowników.

– Jakie są najczęstsze wyzwania rekrutacyjne Managerów i Właścicieli sklepów detalicznych, firm usługowych czy sklepów online?

– Z mojej perspektywy te wyzwania dotyczą niemal każdego etapu procesu rekrutacji, rozpoczynając od zainteresowania kandydatów swoją ofertą jako pracodawcy a kończąc na zorganizowaniu pre- i onboardingu – tak, by podtrzymać zaangażowanie kandydata już po otrzymaniu oferty zatrudnienia i by zapewnić jego szybkie, dobre wdrożenie oraz adaptację. Na całą sytuację nakłada się oczywiście kontekst pandemii, która wniosła dodatkowe trudności związane np. z planowaniem zatrudnienia, absencjami pracowników czy koniecznością cyfryzacji procesów HR.

To, co dziś postrzegam jako obszary konieczne do zaopiekowania, to:

• odpowiadanie na potrzeby osób, które mogą poszukiwać pracy w branży (a wcześniej badanie i nazywanie tych potrzeb, by adekwatnie budować ofertę rekrutacyjną np. poprzez wywiady z kandydatami w trakcie rekrutacji) – na każdym etapie rekrutacji, od rekrutacyjnej komunikacji marketingowej przez rozmowy z kandydatami czy etap finalizacji zatrudnienia
• co się z tym wiąże – transparentność i szczerość w trakcie rekrutacji – tego oczekują dziś kandydaci. Chcą wiedzieć, jaka dokładnie jest oferta zatrudnienia, sytuacja w branży czy firmie. To im pomaga podjąć decyzję o zatrudnieniu, daje pewność, że wybierają dla siebie dobrą ofertę i pomaga budować ich zaangażowanie już na starcie.
• definiowanie i odpowiadanie na wątpliwości kandydatów – którzy w obecnej sytuacji decydują się szukać pracy w bardziej stabilnych, ich zdaniem, branżach (przykład z mojego doświadczenia – kandydat wybrał zatrudnienie w markecie budowlanym, ponieważ te w trakcie pandemii są rzadziej zamykane, dzięki czemu otrzymuje stabilniejsze zatrudnienie i lepsze wynagrodzenie, które jest przecież często zależne od frekwencji)
• zadbanie o dobry pre- i onboarding – dobry to znaczy taki, w którym przyszły pracownik otrzyma odpowiednie informacje w terminie, w którym zaangażowanie buduje się już od etapu podjęcia decyzji o zatrudnieniu (np. w trakcie trwającego okresu wypowiedzenia u poprzedniego pracodawcy)
• planowanie zatrudnienia – w kontekście niepewnej sytuacji co do regularnej działalności sklepu, absencji pracowników spowodowanej chorobą, kwarantanną czy koniecznością opieki nad dziećmi. Wyzwaniem jest również rotacja pracownicza.
• zapewnienie dostępu do wiedzy, rozwój pracowników – szczególnie w kontekście konieczności prowadzenia częstych procesów wdrożenia do pracy czy rozwoju kompetencji obecnych pracowników. Ten obszar rodzi również dwa dodatkowe wyzwania – cyfryzację procesów szkoleniowych i zadbanie o rozwój u pracowników nowych kompetencji związanych z rozwojem e-commerce.
• zbudowanie na nowo procesów rekrutacji – i tu również automatyzacja wybranych działań, zadbanie o dobre prowadzenie rekrutacji w systemie zdalnym (organizacyjnie i merytorycznie – by w zdalnych warunkach móc ocenić poszukiwane u kandydata kompetencje)
• ekspansja sieci handlowych do mniejszych miejscowości i wiążąca się z tym konieczność pozyskania odpowiedniej kadry – managerskiej i specjalistów w obszarze obsługi klienta.

– W jakie kompetencje powinien uzbroić się Manager i Właściciel sklepu stacjonarnego lub internetowego, aby efektywnie rekrutować?

– Oczywiście dbać o dobre doświadczenia kandydatów w trakcie rekrutacji 🙂
Nie tylko dlatego, że Ci mogą stać się w przyszłości pracownikami i już na etapie rekrutacji oceniają miejsce pracy i swojego przyszłego przełożonego. Także dlatego, że, nawet jeśli nie zostaną pracownikami teraz, mogą być dla nas atrakcyjni w przyszłości – w kontekście tego samego lub innego procesu rekrutacji. Wówczas wcześniejsze dobre doświadczenia spowodują, że będą w większym stopniu skłonni ponownie do nas aplikować lub odpowiedzieć na nasza ofertę. Nie mogę pominąć również faktu, że są lub mogą być naszymi klientami, a ocena marki pracodawcy dokonana na przykładzie rekrutacji przekłada się na ocenę i wybór marki konsumenckiej.

Kompetencje ważne w trakcie rekrutacji to według mnie:

• dobra organizacja procesu rekrutacji – plan i harmonogram rekrutacji znany wszystkim jego uczestnikom, terminowe realizowanie kolejnych etapów i udzielanie informacji zwrotnej kandydatom
• umiejętność definiowania wymagań ważnych w kontekście stanowiska
• umiejętność słuchania rozmówcy i zadawania adekwatnych pytań
• merytoryczne przygotowanie do rozmowy – znajomość stanowiska, wymagań, ale i np. psychologicznych mechanizmów oceny (błędy oceniania)
• otwartość na rozmówcę, odpowiadanie na wyrażone przez niego wątpliwości, obawy

– Jaki jest Twój sposób na idealną rekrutację?

– Idealna to według mnie taka rekrutacja, w której obie strony mają finalnie poczucie, że ta oferta jest dla nich dobra, adekwatna. Zarówno pod względem finansowym, jak i samej organizacji (dopasowania do kultury firmy, wartości), zadań, specyfiki roli. Obie strony wiedzą, że do siebie “pasują”. Poza tym proces przebiega terminowo i nowy pracownik rozpoczyna działać zgodnie z zaplanowanym harmonogramem. Obie strony regularnie się ze sobą komunikują, dają sobie informacje zwrotne – pełne i w terminie.

Jaki jest ten sposób? Dla mnie to:

• dobre zbudowanie oferty rekrutacyjnej, dopasowanej do grupy docelowej
• regularna, otwarta komunikacja z kandydatami
• zapewnienie im poczucia bezpieczeństwa w całym procesie (informowanie o terminach, decyzjach, etapach rekrutacji etc.)
• szybki proces – o określonych z góry etapach (najlepiej max. 2-3)
• reagowanie, gdy pojawiają się zmiany lub trudności np. kandydaci nie przychodzą na umówione spotkania czy otrzymujemy zbyt mało jakościowych zgłoszeń

– Jakie błędy popełniają osoby, które samodzielnie rekrutują?

– Do najczęstszych błędów, które również wskazują kandydaci należą:

• nie przekazywanie informacji zwrotnej z kolejnych etapów rekrutacji – a kandydaci oczekują takiej już na etapie składania CV. Chcieliby wiedzieć, czy ich aplikacja będzie brana pod uwagę. Oczekują jej również po każdym kolejnym etapie np. rozmowie rekrutacyjnej czy wypełnieniu formularza rekrutacyjnego.
• brak uzasadnienia decyzji odmownej – kandydatom zależy na wiedzy, co poszło nie tak i co mogliby poprawić w kolejnych rozmowach.
• nieterminowość – w przekazywaniu decyzji czy rozpoczęciu kolejnych etapów.
• zadawanie nieadekwatnych pytań w trakcie rozmowy – takich, które nie przybliżają do poznania kandydata, do oceny jego kompetencji ważnych z punktu widzenia wymogów stanowiska. Finalnie my nie mamy wiedzy, czy to TEN człowiek, a kandydat ma poczucie, że “źle wypadł” lub czuje się oceniony pod kątem nieistotnych kryteriów.
• brak przygotowania do rozmowy – nieznajomość CV kandydata, brak czasu zarezerwowanego na rozmowę

– Kiedy warto korzystać z profesjonalnego wsparcia eksperta HR?

– Takich sytuacji jest kilka. Zawsze warto, gdy wewnątrz nie mamy odpowiednich kompetencji, by prowadzić rekrutację na profesjonalnym poziomie, a zależy nam na budowaniu dobrego wizerunku pracodawcy i relacji z kandydatami.
Również wtedy, gdy brakuje czasu na organizację procesu w sposób – rekrutacja to mnóstwo drobnych czynności, o które trzeba dbać regularnie np. publikowanie ofert, zbieranie i ocena CV, organizowanie i prowadzenie rozmów, udzielanie informacji zwrotnej itd. Niektóre procesy muszą być prowadzone ciągle lub w powtarzalnych cyklach – to też wymaga czasu i dobrego zarządzania informacją o kandydatach.

Gdy stoimy przed zadaniem zbudowania w szybkim czasie większego zespołu np. w nowej lokalizacji. Przy pomocy zewnętrznego eksperta HR możemy szybciej dotrzeć do adekwatnych osób i wyłonić te najlepsze.

Jeśli jest to adekwatne warto skorzystać nawet z jednorazowego wsparcia przy zbudowaniu dobrego procesu, który może być powtarzany w kolejnych rekrutacjach.

– Z jakich narzędzi warto korzystać rekrutując?

– Zaczynając od pierwszych etapów rekrutacji warto korzystać z systemów, które pozwalają na zbieranie informacji o kandydatach w całym procesie rekrutacji. Dzięki temu mamy dostęp do najbardziej aktualnych danych, możemy uzupełniać je na bieżąco, zarządzać nimi i monitorować “życie” kandydata na każdym etapie. System będzie nam również przypominał o ważnych terminach np. udzielenia informacji zwrotnej. Są oczywiście narzędzia dostępne na rynku (płatne), ale możemy również korzystać z takich, które stworzymy sami – może nie będą tak rozbudowane i nie będą miały tylu funkcjonalności, ale zapewnią nam podstawowo zarządzanie informacją w procesie.

Obecnie bardzo ważne jest zapewnienie narzędzi do prowadzenia rekrutacji zdalnie tj. videokomunikatory, formularze rekrutacyjne do wypełnienia online.

Osobną grupą są narzędzia do publikowania ofert rekrutacyjnych – i tu mamy bardzo szerokie możliwości, zaczynając od własnej strony “kariera” na firmowym www, idąc przez ogólnopolskie czy branżowe portale rekrutacyjne, social media czy rekrutacyjne bazy kandydatów.

Możemy wspierać się również narzędziami, które pomogą nam zaplanować proces rekrutacji, opisać profil idealnego kandydata i przeprowadzić z nim dobrą rozmowę rekrutacyjną – takim są Karty rekrutacji. Formularze Kart przeprowadzają rekrutującego przez kolejne etapy rekrutacji zapewniając dobre przygotowanie, plan oraz zebranie od kandydatów dokładnie takich informacji, jakie potrzebujemy, by podjąć dobrą decyzję.

– Dziękuję za rozmowę.

Dominika Maciejak

Trenerka sprzedaży, obsługi klienta i customer experience, konsultant biznesowy.

Pomagam zwiększyć sprzedaż w sklepach stacjonarnych, internetowych i galeriach handlowych poprzez szkolenia z obsługi klienta, sprzedaży i kompetencji miękkich personelu.